Como relacionar registros

Una de las funciones que nos permite realizar el programa refbase es la de relacionar un registro con otros. Esta función permite que a partir de la lectura de una referencia bibliográfica podamos ir a otras que tengan relación; es decir, nos permite relacionar varias referencias bibliográficas mediante el código de identificación del registro, alguna palabra en el título, algún autor, etc. Para ello tenemos que establecer una relación entre los registros que queramos relacionar. Esta tarea la podemos realizar cuando añadimos algún registro nuevo o en cualquier momento editando algún registro ya existente. Para ello tenemos que ir al campo Related que forma parte de los campos restringidos para cada usuario.

Una vez en este campo, tenemos que elegir el modo en el que relacionamos los registros. Podemos establecer dos tipos de relaciones (apuntadores): estáticos y dinámicos. En el primer caso (estáticos) relacionaremos directamente un registro con otros a través del identificador del registro de los registros que queramos vincular. Para ello en el campo Related tenemos que introducir los identificadores de los registros que vamos a vincular a la referencia que estamos editando. Veamos un ejemplo:

Tenemos una referencia bibliográfica (registro):

Fegraus, E.H., S. Andelman, M.B. Jones and M. Schildhauer. (2005). Maximizing the value of ecological data with structured metadata: an introduction to Ecological Metadata Language (EML) and principles for metadata creation. Bulletin of the Ecological Society of America, 86(3), 158-168.

Queremos que este artículo se relacione con otros dos artículos, cuyos identificadores son:


178: Cook, R.B., R.J. Olson, P. Kanciruk and L.A. Hook. (2001). Best practices for preparing ecological data sets to share and archive. Bulletin of the Ecological Society of America, 82(2), 138–141.
179: Hook, L.A., T.W. Beaty, S. Santhana-Vannan, L. Baskaran, Cook and R. B. (2007). Best practices for preparing environmental data sets to share and archive. Online: http://daac.ornl.gov/PI/bestprac.html.

¿Cómo los relaciono?
En el campo Related debo incluir los identificadores 178 y 179 separados mediante punto y coma (;).

Con la otra forma de relacionar registros (apuntadores dinámicos) no necesitamos conocer exactamente los identificadores de los registros que vamos a relacionar. En este caso las relaciones las establecemos utilizando una especie de "consulta". Estas consultas se basan en sentencias SQL, por lo que la potencia con la que podemos relacionar registros es mayor que en el caso anterior. Podemos relacionar así registros que tengan un autor específico, una palabra en el título, etc. La sintaxis que hemos de usar en el campo Related es:

nombre_del_campo:criterio

En el caso de querer utilizar varios campos en la relación, se han de separar por punto y coma (;):

nombre_del_campo1:criterio_a; nombre_del_campo2:criterio_b

Veamos un ejemplo

Queremos relacionar un registro con todos los registros en los que participe el autor W. K. Michener, y que contengan la palabra “ecological” en el título.
En el campo Related escribiríamos la siguiente sintaxis:

author:Michener; title:ecological

El programa hará una busqueda en todos los registros que contengan “Michener” dentro del campo autor, ó aquellos registros que tengan “ecological” dentro del título.

La versatilidad que ofrece esta forma de ejecutar la relación entre los registros depende de nuestra habilidad con las sentencias SQL (mas en concreto el comando WHERE), ya que la relación se basa en una búsqueda previa. Esto nos permite una serie de ventajas, como realizar una relación en base a una búsqueda de una parte de la palabra en el título, de tal forma que deberíamos escribir:

nombre_del_campo:una_parte_de_la_palabra*

Ejemplo:

Relacionar registros que tengan la palabra “environmental” en en el campo palabras clave.
En el campo Related escribiríamos la siguiente sintaxis:

keywords:environ*

O también

title:environmental

También podemos combinar la forma de relacionar los registros (estática + dinámica); especificar la palabra exacta que se debe utilizar en un campo para establecer la relación; usar los comandos AND, OR, etc. Un detalle imporante a la hora de usar la forma dinámica es que siempre hemos de utilizar el nombre de los campos que el programa utiliza; es decir, para buscar-relacionar por una palabra dentro del título, hemos de usar el nombre del campo que el programa utiliza (en este caso, title).

Otros ejemplos:

Relacionar registros que contengan exactamente una palabra en el campo autor:

author = “Michener, W.K.”

La relación se hará con aquellos registros que contengan exactamente “Michener, W.K.” en el campo autor.

Relacionar registros que contengan exactamente una palabra en el campo autor y que sean artículos científicos de revistas.

author = “Michener, W.K.” AND type = “Journal Article”

La relación se hará con aquellos registros que contengan exactamente “Michener, W.K.” en el campo autor y que sean del tipo Journal Article.

Combinar relaciones dinámicas y estáticas. Relacionar un registro con otros dos registros con identificadores conocidos, y también con aquellos registros que presente la palabra ecological en el título:

178; 180; title:ecological

¿Donde podemos ver los registros con los que se relaciona una referencia bibliográfica?

Para poder ver las relacions que contiene un registro hemos de ir al icono de mostrar detalles. Este, que tiene forma de lupa, se muestra cuando vemos la lista de todos los registros, a la derecha de cada uno de ellos. Si pulsamos sobre él se muestran todos los detalles del registro.

Una vez en los detalles del registro, en la parte superior derecha aparecen varios iconos. El icono que muestra las relaciones son varios cuadrados que están relacionados. Al pulsarlo aparece una lista de todos los registros con los que se encuentra relacionado esta referencia bibliográfica.